Nota de recepție și constatare de diferențe, cunoscută sub denumirea de NIR, este documentul financiar-contabil prin care se consemnează recepția bunurilor, intrarea acestora în gestiune și, după caz, diferențele constatate față de factura sau avizul de însoțire a mărfii.
Într-un flux logistic, documentul trebuie corelat cu ceea ce se întâmplă efectiv la recepția mărfii: verificarea produselor și a cantităților, identificarea eventualelor diferențe și înregistrarea bunurilor în gestiune. Informațiile din documentele furnizorului trebuie astfel să corespundă cu marfa primită fizic.
Ce este nota de recepție și constatare de diferențe
Nota de recepție și constatare de diferențe este un document justificativ utilizat în gestiunea stocurilor. Aceasta confirmă recepția bunurilor și poate constitui baza pentru încărcarea lor în gestiune și înregistrarea operațiunii în contabilitate.
Documentul are un rol important și atunci când la recepție sunt constatate diferențe între bunurile înscrise în documentele furnizorului și cele primite efectiv. Pot fi consemnate diferențe de cantitate, precum și alte neconcordanțe identificate în timpul verificării, împreună cu mențiunile necesare pentru clarificarea situației.
Potrivit Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015, NIR-ul are codul 14-3-1A și face parte din documentele financiar-contabile aferente bunurilor de natura stocurilor.
Din punct de vedere operațional, NIR-ul face legătura dintre documentele care însoțesc marfa și situația constatată efectiv la recepție. De aceea, informațiile consemnate trebuie să corespundă cu bunurile care intră efectiv în gestiune.
Când se întocmește NIR-ul
Ordinul nr. 2634/2015 prevede utilizarea obligatorie a notei de recepție și constatare de diferențe în anumite situații:
- bunurile din factură sau aviz aparțin unor gestiuni diferite;
- bunurile sunt primite pentru prelucrare, în custodie sau în păstrare;
- bunurile sunt cumpărate de la persoane fizice;
- bunurile sosesc fără documente de livrare;
- la recepție sunt constatate diferențe cantitative sau calitative;
- mărfurile intră în gestiuni în care evidența se ține la preț de vânzare.
Dacă bunurile sunt livrate în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare tranșă. Formularul se atașează ulterior la factura sau avizul de însoțire a mărfii.
În afara situațiilor prevăzute de normele specifice, entitatea trebuie să respecte propria procedură privind documentele necesare pentru recepția și înregistrarea bunurilor.
Cine întocmește nota de recepție
NIR-ul este completat de persoanele desemnate de entitate pentru efectuarea recepției. Dacă este constituită o comisie de recepție, membrii acesteia verifică bunurile și consemnează rezultatul verificării în document.
Gestionarul participă la preluarea bunurilor în gestiune și confirmă cantitățile recepționate, potrivit fluxului intern.
Compartimentul financiar-contabil utilizează documentul pentru verificarea și înregistrarea operațiunii, în timp ce verificarea fizică a bunurilor revine persoanelor desemnate pentru recepție, potrivit procedurilor interne.
| Persoană sau structură | Persoană sau structură |
|---|
| Comisia de recepție sau persoana desemnată | Verifică bunurile și consemnează rezultatul recepției. |
| Gestionarul | Preia bunurile în gestiune și confirmă cantitățile recepționate, potrivit procedurii interne. |
| Compartimentul financiar-contabil | Verifică documentul și îl utilizează pentru înregistrarea operațiunii în contabilitate. |
| Administratorul sau persoana responsabilă | Aprobă procedurile interne privind circuitul, numerotarea și numărul de exemplare. |
În temeiul Legii contabilității nr. 82/1991, documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le întocmesc, le verifică, le aprobă și le înregistrează în contabilitate, după caz.
Cum se completează nota de recepție
Completarea NIR-ului trebuie realizată pe baza documentelor care însoțesc bunurile și a verificării efectuate în momentul recepției. Informațiile înscrise trebuie să fie clare și să corespundă situației constatate.
1. Se completează datele entității și ale documentului
Se înscriu denumirea entității, numărul NIR-ului, data întocmirii și gestiunea în care urmează să intre bunurile.
2. Se identifică furnizorul și documentele însoțitoare
Se menționează furnizorul, factura sau avizul de însoțire a mărfii și, atunci când formularul utilizat conține aceste câmpuri, informațiile aferente transportului și delegatului.
3. Se înscriu bunurile recepționate
Pentru fiecare poziție sunt introduse informațiile prevăzute de formular și necesare operațiunii: denumirea bunului, unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar și valoarea, după caz.
4. Se verifică marfa recepționată
Cantitatea înscrisă în factură sau aviz trebuie comparată cu marfa primită efectiv, prin numărare, cântărire, măsurare sau prin metoda aplicabilă tipului de bun.
În cadrul recepției de marfă, verificarea cantitativă și calitativă trebuie corelată cu documentele care însoțesc bunurile și cu informațiile necesare pentru înregistrarea mărfii în gestiune.
5. Se consemnează diferențele
Dacă sunt constatate lipsuri, surplusuri sau alte neconcordanțe, acestea trebuie înscrise în document și însoțite de informațiile necesare pentru identificarea situației.
6. Se aplică semnăturile persoanelor responsabile
Documentul este semnat de persoanele care au efectuat, verificat sau confirmat recepția, în conformitate cu procedura internă a entității.
Ce rubrici trebuie verificate
| Rubrică | Ce se înscrie |
|---|
| Datele documentului | Denumire, număr, dată și gestiune. |
| Furnizorul | Denumirea furnizorului și datele documentului de livrare. |
| Bunurile | Denumire, cod, unitate de măsură și cantitate. |
| Valori | Preț unitar și valoare, atunci când aceste informații sunt necesare în formular. |
| Diferențe | Lipsuri, surplusuri, neconformități și alte mențiuni. |
| Confirmarea recepției | Numele și semnăturile persoanelor responsabile. |
Cum se notează o diferență la recepție
Diferențele se stabilesc prin compararea informațiilor din documentele furnizorului cu situația constatată efectiv la recepție.
De exemplu, dacă avizul indică 100 de cutii, iar în timpul recepției sunt identificate 98 de cutii, documentul trebuie să reflecte cantitatea înscrisă în actele furnizorului, cantitatea efectiv recepționată și diferența constatată de două cutii.
Constatarea trebuie făcută în momentul recepției, astfel încât diferența să poată fi clarificată înainte ca marfa să fie preluată în gestiune fără observații. Într-un flux de depozitare, cantitatea constatată trebuie corelată atât cu documentele furnizorului, cât și cu informațiile înregistrate în sistem.
Mențiunea privind diferența trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea situației și să fie confirmată de persoanele responsabile de recepție. Procedura internă poate prevedea și alte informații, precum valoarea diferenței sau persoanele care au participat la verificare.
Numărul de exemplare și circuitul documentului
Numărul de exemplare și circuitul documentelor financiar-contabile sunt stabilite prin procedurile proprii ale entității. Din acest motiv, nu trebuie aplicat automat un anumit număr de exemplare preluat dintr-un formular sau model disponibil online.
Procedura internă trebuie să stabilească persoanele responsabile de întocmirea, verificarea și aprobarea NIR-ului, precum și modul în care documentul ajunge în gestiune și este transmis către contabilitate.
Documentele financiar-contabile pot fi întocmite pe hârtie sau în format electronic, cu respectarea condițiilor prevăzute de Ordinul nr. 2634/2015. În cazul sistemelor informatice trebuie să poată fi identificate persoanele care au inițiat, dispus sau aprobat operațiunea.
Corectarea și păstrarea NIR-ului
Nota de recepție trebuie completată astfel încât eventualele modificări să poată fi urmărite. Pentru documentele întocmite cu ajutorul sistemelor informatice, normele prevăd condițiile în care pot fi efectuate corecturi înainte de prelucrarea documentului.
NIR-ul trebuie păstrat împreună cu documentele care justifică operațiunea, în conformitate cu regulile de arhivare aplicabile entității. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile sunt păstrate în condițiile prevăzute de legislația contabilă.
NIR-ul în fluxul de recepție și depozitare a mărfii
NIR-ul documentează rezultatul recepției, însă recepția reprezintă doar prima etapă dintr-un proces mai amplu de intrare și gestionare a mărfii în depozit.
La sosirea bunurilor trebuie corelate marfa fizică și documentele care o însoțesc. În funcție de procedura stabilită, sunt verificate cantitățile, integritatea mărfii și alte informații relevante pentru tipul produsului. Eventualele diferențe trebuie identificate înainte ca bunurile să fie înregistrate în gestiune fără observații.
După finalizarea recepției, marfa poate fi înregistrată în sistem și alocată unei locații de depozitare. Informațiile rezultate în urma recepției trebuie astfel să corespundă atât stocului fizic, cât și datelor utilizate ulterior pentru gestionarea acestuia.
În cadrul serviciului de recepție calitativă și cantitativă, TCE Logiplus verifică marfa recepționată în raport cu documentele aferente, în funcție de operațiunile stabilite pentru fluxul clientului. Recepția se leagă ulterior de gestionarea și administrarea stocurilor, astfel încât informațiile despre marfa intrată în depozit să poată fi urmărite și utilizate în operațiunile următoare.
Greșeli frecvente la completarea notei de recepție
Printre situațiile care pot genera diferențe între documente, stoc și marfa fizică se numără:
- întocmirea NIR-ului fără verificarea fizică a bunurilor;
- preluarea automată a cantităților din factură sau aviz fără compararea cu marfa primită;
- neconsemnarea lipsurilor sau a surplusurilor identificate la recepție;
- înregistrarea în gestiune a unei cantități diferite de cea constatată efectiv;
- utilizarea unui formular care nu conține informațiile necesare potrivit procedurii interne;
- lipsa semnăturilor persoanelor care au efectuat sau confirmat recepția;
- necorelarea NIR-ului cu factura, avizul și evidența gestiunii;
- lipsa corelării dintre recepția fizică, documentele furnizorului și datele introduse în sistem.
Identificarea diferențelor încă din etapa de recepție contribuie la menținerea unei evidențe corecte a mărfii și reduce necesitatea clarificărilor ulterioare privind cantitățile intrate în gestiune.
Nota de recepție și evidența corectă a mărfii
Nota de recepție și constatare de diferențe are rolul de a documenta recepția bunurilor și, atunci când este cazul, diferențele identificate față de documentele furnizorului. Completarea trebuie să reflecte situația constatată efectiv la recepție, nu doar informațiile înscrise în factură sau aviz.
Într-un flux logistic, corelarea dintre marfa fizică, documentele de recepție și evidența stocurilor este importantă pentru gestionarea corectă a bunurilor după intrarea în depozit. Recepția, înregistrarea în gestiune și administrarea ulterioară a stocului trebuie privite ca etape ale aceluiași proces.
Pentru stabilirea situațiilor în care NIR-ul este obligatoriu și a modului de utilizare a documentului trebuie consultate forma actualizată a Ordinului nr. 2634/2015, legislația contabilă aplicabilă și procedurile interne ale entității.
Surse și referințe
- Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, Portalul Legislativ: https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocumentAfis/173682
- Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, Portalul Legislativ: https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/1576
- Legea contabilității, versiune publicată de Agenția Națională de Administrare Fiscală: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Legea_contabilitatii.htm
